В данной статье мы рассмотрим кадровый учет персонала и его функции.
Будем рады видеть вас в числе наших клиентов!
Введение
В “УНФ” реализовано кадровый учет персонала, включая сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель) и расчет заработной платы сотрудников предприятия.
Кадровый учет включает в себя следующие функции:
Прием на работу сотрудника
Пример 1
Организация принимает на работу нового сотрудника на должность юриста. Оклад будет начисляться в размере 12 000 гривен. И ежемесячная премия в размере 20% от оклада, что составляет 2400 гривен.
Отображение приема на работу может осуществляться двумя способами:
1 способ
В разделе "Зарплата" необходимо создать новый элемент справочника "Сотрудник" (рис. 1).
Рис.1. Раздел "Зарплата" справочник "Сотрудники"
В новом элементе справочника необходимо указать следующие реквизиты: ФИО сотрудника, нажать "Оформить прием на работу для текущего сотрудника". (рис.2).
Рис.2. Новый элемент справочника "Сотрудники"
Следующим обязательным шагом будет заполнение следующих реквизитов: дата приема, подразделение и должность. Нажимаем кнопку «Далее».
Рис.3. Прием на работу нового сотрудника
Затем необходимо будет указать зачисление и удержания сотрудника (рис. 4).
Рис.4. Зачисление (удержание) сотрудника
После завершения этой операции автоматически будет сформирован документ "Прием на работу".
2 способ
В разделе "Зарплата" необходимо создать документ "Прием на работу сотрудника" заранее создав сотрудника в одноименном справочнике (рис.5).
Рис.5. Раздел "Зарплата", документ "Прием на работу"
Как и в предыдущем варианте оформления сотрудника на работу в документе необходимо указать дату приема, подразделение, должность (рис. 6).
Рис.6. Основные реквизиты для заполнения в документе "Прием на работу"
На вкладке «Начисление и содержание" отражаем виды начислений и удержаний текущего сотрудника, и их суммы (рис.7).
Рис.7. Виды начислений и удержаний сотрудника
Также в случае необходимости в данном документе является возможность зарегистрировать прием на работу нескольких сотрудников.
Чтобы проанализировать перечень работающих по каждому подразделению организации можно сформировать отчет "Список сотрудников", который находится в разделе "Зарплата" (рис. 8-9).
Рис.8. Путь к отчету "Список сотрудников"
На следующем отчете мы можем увидеть нашего вновь принятого сотрудника в подразделении "Администрация".
Рис.9. Отчет "Список сотрудников"
Кадровое перемещение сотрудника
Если у сотрудника меняется должность, подразделение, вид или размер начисления данные изменения могут быть отражены документом "Кадровое перемещение". В зависимости от вида изменений в поле "Операция" следует выбрать требуемое значение (рис. 10).
Рис.10. Виды операций документа "Кадровое перемещение"
Пример 2
Для нашего сотрудника, который 01.06.2018 года был принят в организацию на должность юриста с переменой условий труда, что связано с расширением штата и созданием отдельного отдела, и должности руководителя данного отдела. В документов данные изменения будут отображаться следующим образом (рис.11):
Рис.11 Назначение сотрудника на новую должность в документе "Кадровое перемещение"
В документе на вкладке "Сотрудник" отображается дата изменения условий труда, прошлая должность и подразделение и соответственно новое подразделение и должность. На вкладке «Начисление и содержание" по кнопке "Заполнить" табличная часть автоматически заполняется текущими назначением (удержанием), которые предназначены сотруднику. В строке с необходимым видом назначения (удержания) следует указать новое значение в колонке "Сумма". В нашем случае на данный момент мы сотруднику меняем размер оплаты только по начислению "Оклад по дням" (рис. 12).
Рис.12. Установление сотруднику нового оклада в документе "Кадровое перемещение"
После проведения документа сотрудник будет назначен на новую должность с новой суммой оклада. Если необходимо будет отменить начисление или удержание сотруднику, то достаточным будет снять флажок актуальности (рис.13).
Рис.13. Признак актуальности вида начисления или удержания сотрудника
Увольнение сотрудника
Пример 3
Сотрудник, Павленко А.А., решил уволиться с должности руководителя юридического отдела по собственному желанию. В случае увольнения сотрудника данная операция будет отображаться документом "Увольнение", который находится в разделе "Зарплата" (рис. 14).
Мал. 14. Документ “Увольнение”
В новом документе необходимо выбрать сотрудника и указать дату увольнения (рис. 15).
Мал.15. Документ “Увольнение”
С даты, указанной в документе, как дата увольнения, сотрудник не будет значиться в списке работающих в организации.
Копирование материала возможно только с ссылкой на источник и указанием автора материала. Благодарим за уважение интеллектуальных прав собственности.
Оценка 4.75 из 5 на основе 4 оценок
1. Для начала нужно оформить документ приема на работу сотрудника.
Сделать это можно в разделе «Зарплата» - «Документы по кадрам».
Жмем «Создать», выбираем тип документа «Прием на работу»
2. Заполним документ:
В ТЧ «Сотрудники» добавим строку с данными о принимаемом на работу сотруднике (-ках). На примере мы оформляем Маркелову Валентину с 01.01.2013г на должность бухгалтера.
В ТЧ «Начисления и удержания» добавим строки с данными о всех начислениях и удержаниях - в данном случае, для Маркеловой Валентины мы указываем оклад 50.000р. Статья затрат, на которую будут отнесены эти расходы тоже указывается здесь - мы указали статью «Зарплата»
3. Теперь перейдем в пункт «Начисления зарплаты» и создадим документ «Начисление»
4. В созданном документе вначале нужно указать «Период регистрации»
- месяц, за который начисляем зарплату. После этого нажмите кнопку «Заполнить». Автоматически добавится строка с данными по сотруднику. В случае варианта «Оклад по дням» нужно указать количество фактически отработанных дней. В колонке «Значение 1» указано количество рабочих дней в текущем месяце - если сотрудник не пропускал рабочие дни, то эти данные должны совпадать.
5.Выполним расчет зарплаты
6. Посмотрим на результат.
Откройте отчет «Ведомость по расчетам с персоналом», который можно найти в меню «Отчеты по зарплате и персоналу». Мы видим, что сотруднику начислена зарплата.
Вот и все - так в УНФ делается расчет и начисление зарплаты сотрудникам.
Как известно, в 1С:Управление небольшой фирмой есть множество инструментов и функций, способных решить многие проблемы руководителя бизнеса. Одна из таких функций - расчет заработной платы - поможет автоматизировать процесс ежемесячного расчета с персоналом. Собственно расчет зарплаты производится в несколько этапов:
- подготовительный;
- расчет зарплаты;
- выплата зарплаты;
- отчетность.
В УНФ нет функционала для расчета налогов, поэтому посчитанные налоги придется заносить в программу вручную.
Подготовительный этап
На первом этапе нужно добавить информацию о работниках через инструмент «Прием на работу»:
- подразделение, в котором работает сотрудник (если он относится к другой организации, то вносим ее);
- ставка;
- график работы;
- постоянные начисления и удержания (сюда вносятся постоянные премии и налог НДФЛ);
- отметить, фиксируется ли налог на доходы.
При изменении данных сотрудника используйте функцию «Кадровое перемещение».
Расчет зарплаты
Чтобы зарплата рассчиталась, нужно внести в программу табель с отработанными часами, после чего программа сама посчитает сумму выплат, в зависимости от графика работы. В итоге вы получаете документ «Начисление зарплаты» (не забывайте, что сумму налогов для каждого работника нужно будет внести вручную).
Все начисления организаций поделены на две группы:
- начисления, имеющие определённый период действия, такие как: оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.
Эти начисления считаются «основными» и объединены в плане видов расчета «Основные начисления организации» меню «Расчет зарплаты организации» – «Настройка расчетов зарплаты» – «Основные начисления организаций» (интерфейс «Полный»);
- начисления, характеризующиеся одной датой принятия решения о выплате этих начислений, такие как: премии, дивиденды предприятия и пр. Такие начисления могут рассчитываться на основании сумм, начисленных ранее по некоторым базовым начислениям.
Эти начисления объединены в плане видов расчета дополнительные начисления организации «Дополнительные начисления организации» меню «Расчет зарплаты организации» – «Настройка расчетов зарплаты» – «Дополнительные начисления организаций» (интерфейс «Полный»).
Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:
- за фактический период действия начисления по тарифной ставке: (месячной, дневной, часовой);
- сдельно за фактический период действия начисления;
- процентом от сумм базовых начислений;
- фиксированной суммой;
- по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
- по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
- по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
- по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
- как пособие по уходы за ребенком до 1,5 лет;
- как пособие по уходы за ребенком до 3 лет;
- без оплаты и др.
Выплата зарплаты.
Для выдачи зарплаты в программе формируются расчетные листки. Если же у фирмы образовалась задолженность по выплате, решается эта проблема следующим образом:
- формируется «Платежная ведомость», в которой прописываются остатки по выплатам;
- на основании этой ведомости формируется новый документ «Расходы из кассы» или «Расход со счета».
Отчетность
После выплаты зарплаты можно посмотреть все расходы и задолженности в следующих документах.
Программа 1С: Предприятие 8 Управление небольшой фирмой имеет огромный функционал. Ее возможности в плане ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета – безграничны. Ниже мы рассмотрим порядок учета заработной платы в программе 1С УНФ.
Ведем учет рабочего времени
Данные о каждом вновь поступившем не предприятие сотруднике в обязательном порядке должны вноситься в программу 1С УНФ. Это необходимо для автоматизированного ведения табеля учета рабочего времени, всех проводимых на предприятии кадровых перестановок, а также начисления заработной платы. Все сведения о работающих на предприятии лицах собраны в разделе «Сотрудники», где для каждого из них заведена отдельная карточка на ту должность, которую он занимает. В нее вносятся следующие данные:
· Личная информация;
· Ставка и график работы, согласно штатного расписания;
· Подразделение и т.д.
Программа 1С конфигурация УНФ самостоятельно определяет наличие вакантных должностей на любую календарную дату, а также позволяет оформить увольнение сотрудника, посредством создания дополнительного документа («Увольнение»)
Обязательным к ежемесячному составлению является табель учета рабочего времени. В нем отражаются данные об отработанном сотрудниками предприятия рабочем времени. Автоматизированное его составление тоже обеспечивает программа 1С УНФ 1.6.6. Причем данные об отработанном рабочем времени в нем можно сводить за любой период, будь то неделя, декада или полный месяц.
Табличная часть этого документа заполняется автоматически после клика команды «Заполнить», также автоматически в табель из производственного календаря вносятся рабочие дни и часы.
Ведем учет оплаты труда
Возможности программы 1С Управление небольшой фирмой 1.6 позволяют вести полноценный учет оплаты труда. В списке видов начислений и удержаний присутствуют два предопределенных вида – "Сдельная оплата (% от суммы)" и "Сдельная оплата (тариф)".
Для начисления используются документы «Сдельный наряд» и «Заказ наряд». Размер тарифа, по которому будет начисляться оплата труда сотрудника, выбирается согласно перечня выполняемых им технологических операций. В строке «Размер» можно найти величину процента, используемую, если сдельная оплата труда начисляется согласно процента от выработки.
Для расчета повременной оплаты труда используется документ «Начисление заработной платы», который находится в одноименном разделе. Делается это следующим образом:
1. Автоматически заполняются реквизиты, содержащиеся в «шапке» документа;
2. После клика команды «Заполнить» в табличной части документа появится список сотрудников с указанием их окладов и отработанного в отчетном месяце времени;
Программой 1С УНФ редакция 1.6 предусмотрено также ручное заполнение или корректировка расчета повременной заработной платы. После клика команды «Записать» расходы предприятия на оплату труда будут автоматически разнесены на соответствующие затратные счета.
Расчетные листки для сотрудников, программа 1С Конфигурация 1.6 также формирует автоматически. Распечатать их, а также расчетно-платежную и платежную ведомость по оплате труда можно из раздела «Заработная плата».
Если у вас возникли вопросы, вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом.
Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!
В 1С УНФ зарплата учитывается управленческая, поэтому в ней можно настраивать произвольные виды начислений и финансовой мотивации для сотрудников. Рассмотрим последовательность действий, при расчёте зарплаты лицу, находящемуся на повременной системе оплаты труда.
Настройка
Вся работа по расчётам, начислениям оплат и выдаче денег происходит в закладках раздела «Зарплата».
Если вы приобрели программу, и не увидели в ней раздела «Зарплата», не нужно пугаться. В новых конфигурациях он скрыт настройками. Для того, чтобы он появился, открываем в левом меню любую вкладку, и в настройках нажимаем на кнопку «Еще больше возможностей».
В появившемся окне выбираем графу «Зарплата» и по ней обязательно устанавливаем верхнюю галочку. Это откроет возможность в 1С УНФ начислять зарплату и вести учет персонала. Также, при необходимости, можно проставить и три другие отметки.
Штатное расписание
Для того, чтобы начислять денежное вознаграждение сотруднику, работающему на определенной должности, нам необходимо ее создать. Делается это в документе штатного расписания (Зарплата/Кадровый учет/Штатное расписание).
В левой части открывшейся формы выбираем подразделение, к которому будет относиться данная должность. В правой части нажимаем функциональную клавишу «Создать». В появившемся окне видим, что программа уже заполнила подразделение, дату и количество ставок.
Начинаем печатать название должности в соответствующей графе, и в открывшемся поле нажимаем на крестик (создание нового). В этой форме прописываем полное наименование, записываем и закрываем.
Чтобы установить тариф, выбираем вид денежных операций, из двух представленных в программе: начисления, либо удержания.
- Оплата по дням;
- Оплата по часам;
- Оплата по заданиям;
- Премия;
- Процент от продаж по ответственному;
- Сдельная оплата (% от суммы)
- Сдельная оплата (тариф);
- Сдельная оплата (фиксированная сумма).
Для сотрудника, работающего на повремённой системе оплаты труда, выделяем первый, или второй вариант и в верхней части формы нажимаем кнопку «Выбрать».
Вводим вручную установленную сумму в графы «от» и «до», в пределах которой специалист будет получать зарплату, в рамках данной системы расчетов. Корректируем количество ставок, если их больше указанного минимума. Нажимаем функциональную клавишу «Записать и закрыть».
Мы создали новую должность, теперь нам надо трудоустроить на неё соответствующего специалиста.
Прием на работу
Прежде чем принять человека на работу, нам необходимо завести его личную карточку в журнале сотрудников (Зарплата/Кадровый учет/Сотрудники).
Создаем новый документ. Обязательно указываем ФИО нового лица. Заполняем остальные графы. Вносим информацию из паспорта, контактные данные. При начислении зарплаты в УНФ, в карточке сотрудника берутся только фамилия имя отчество, остальные данные не влияют на процесс расчета и выдачи денежных средств. Но все же, чем больше данных о человеке введено в базу, тем проще вести учет и аналитику по разным параметрам. Записываем и закрываем документ.
Теперь нам нужно отметить, по какой системе будут формироваться начисления для данного лица. Открываем его карточку в журнале сотрудников и нажимаем раздел «Работа». Выбираем пункт Работа: не трудоустроен и меняем на «Принять на работу».
В открывшейся форме заполняем все графы, используя варианты из выпадающих списков:
- Дата приема – указываем дату, с которой принимаем человека на работу;
- Организация – проставляется автоматически. Иногда в программе ведется учет данных нескольких компаний. В этом случае указываем нужную организацию;
- Подразделение – выбираем отдел;
- Должность – отмечаем название должности;
- График работы – подбираем условия работы сотрудника (пятидневка/сменный график);
- Занимает ставок – вводим количество ставок и обязательно ставим галочку «Добавить ставки автоматически».
Нажимаем кнопку «Далее», и заполняем открывшийся табличный документ. Вносим информацию по выбранной системе начислений. Вручную печатаем минимальную сумму установленной заработной платы, которую обозначили в штатном расписании. Выбираем счет затрат, указывая один из вариантов раскрывающегося списка. Внизу справа нажимаем «Готово».
Данные о приеме на работу отразились в документе. Записываем и закрываем карточку сотрудника.
В журнале сотрудников, не открывая документ, можно посмотреть на какую должность, с какого числа принят интересующий нас работник и какая зарплата в 1С УНФ ему будет начисляться.
ВАЖНО избежать задвоение пользователей 1С и сотрудников. Если новый сотрудник будет работать в программе, то администратор заводит его в справочнике пользователей. При этом карточка автоматически создастся в журнале сотрудников тоже. Поэтому, во избежание дублирования позиции, в журнале «Сотрудники» заводим работников не использующих 1С, а пользователей - не заводим. Задвоение сотрудника в журналах ведет за собой путаницу при составлении документов и получении отчетностей по лицу.
Начисление зарплаты
Для хранения информации о рабочем времени сотрудников используются табели (Зарплата/Зарплата/Табели).
В последний день месяца формируем новый табель. Нажимаем кнопку «Создать».
Программа автоматически проставляет организацию и отчетный период. Выбираем подразделение, по которому будет производиться начисление зарплаты УНФ и нажимаем кнопку «Записать», тем самым сохраняя новый табель.
Теперь нажимаем кнопку «Заполнить». Автоматически заполняется табличная часть по шаблону, в соответствии с рабочим календарем. По умолчанию для всех сотрудников отдела выставляется отметка о явке (Я) в рабочие дни.
Корректируем табель, в соответствии с фактическим присутствием каждого сотрудника.
Для того, чтобы заполнить табель необходимо знать условные обозначения использования рабочего времени. Их можно увидеть, нажав на стрелочку, в окошке столбца «Вид». Эти обозначения определены действующим законодательством. 1С УНФ также позволяет создавать новые.
Если кто-то из сотрудников был на больничном, в очередном отпуске, или же отпуске за свой счет, то напротив каждого из дней отсутствия, выставляем отметку Б, ОТ, ОД соответственно и обнуляем часы. Просматриваем табель по каждому дню с первого до последнего числа месяца.
Нажимаем «Провести и закрыть», сохраняя табель в журнале табелей.
Заполнить табель возможно не только в разрезе дней, но и в целом за период. Для этого устанавливаем в верхней части документа переключатель на значение «За период». Программа, в первом столбце табличного документа, покажет общее отработанное время по каждому сотруднику, без детализации по дням.
В проведенном документе нажимаем кнопку с изображением принтера, выбираем из списка «Табель учета рабочего времени». Еще раз сверяем данные в таблице с фактическими. Отправляем на печать, с помощью функциональной клавиши в верхнем левом углу.
На основании отработанного времени, которое мы показали в табеле, делаем начисление зарплаты (Зарплата/Зарплата/Начисление зарплаты) сотрудникам, работающим на повремённой системе. Сдельная зарплата в УНФ рассчитывается на основании заказ-нарядов, сдельных нарядов и заказов на работу.
Открываем журнал начислений зарплаты и создаем новый документ.
Выбираем период и подразделение. Нажимаем «Заполнить и рассчитать». Для каждого сотрудника автоматически заполняется таблица с количеством отработанных дней и часов, а так же рассчитывается сумма к оплате за период. Проводим и закрываем.
Выплата зарплаты
Выплата зарплаты производится на основании платежной ведомости (Зарплата/Зарплата/Платежные ведомости).
В журнале создаем новую платежную ведомость.
Указываем срок, за который будем производить выплату, структурное подразделение и вид операции. В программе существует два варианта – это аванс, либо зарплата. Нажимаем «Заполнить по остаткам». Данные из документа начисления зарплаты подставляются в платежную ведомость. Записываем и распечатываем документ.
Каждый сотрудник, получая деньги, должен расписаться в предназначенной для него графе.
На основании платежной ведомости создаем документ, отражающий расход денежных средств из кассы предприятия (Создать на основании/Расход из кассы), либо с расчётного счета (Создать на основании/Расход со счета).
Проверяем все данные в документе, если необходимо меняем статью расходов в графе «Операции». Проводим и закрываем документ, тем самым фиксируя в 1С УНФ уменьшение средств в кассе или на расчётном счету.
