Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.
Кому могут помочь электронные таблицы
Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой. Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel. Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.
Несколько важных правил
Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:
- Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
- Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
- Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
- Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
- Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.
Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:
- Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
- Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
- Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
- Поступление на склад должно учитываться на листе «Приход».
- Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.
Создаем справочники
Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:
Поставщики | |||||
Наименьшее | Юридический адрес | Комментарий | |||
ООО «Москва» | |||||
ООО «Лето-3» | |||||
ЗАО «Утро» |
Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».
Точно так же выглядит таблица «Покупатели».
Обеспечить удобный и частично автоматизированный бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.
Точки учета | |||||
Наименьшее | Комментарий | ||||
Магазин 1 | |||||
Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»
Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».
- Выделяем диапазон этой таблицы.
- В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
- Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
- Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.
Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.
Приход товаров | Поставщик | Точка учета | Ед. измер. | ||||||
Автоматизация учета
Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.
При этом:
- единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
- номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
- программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.
Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:
- выделяем столбец (кроме шапки);
- находим вкладку «Данные»;
- нажимаем на иконку «Проверка данных»;
- в поле «Тип данных» ищем «Список»;
- в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ("номенклатура!$A$4:$A$8")».
- выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».
Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.
Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.
Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».
Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.
«Оборотная ведомость»
Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.
Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.
Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.
Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.
Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.
Планируйте размещение данных в книге, на листе, в таблице, так как этого ожидает EXCEL . Похоже, что разработчики EXCEL хорошо знают типичные задачи, стоящие перед пользователями и создали такую среду, что работать в ней действительно комфортно, но только когда следуешь определенным простым правилам.
Ниже приведены правила «хорошего поведения» при построении таблиц. Действуйте по правилам и EXCEL Вас поймет (что существенно упростит работу).
- Всегда создавайте заголовки столбцов у таблиц (заголовок должен быть в одну строку и иметь отличное от данных форматирование). Например, при использовании функций для работы с базами данных (БДСУММ() , БИЗВЛЕЧЬ() ) наличие заголовка – обязательное условие;
- Заголовки столбцов размещайте на первой строке таблицы , сразу же под заголовком должны начинаться записи таблицы;
- Храните логически связанные данные в одной непрерывной таблице (например, не стоит разбивать информацию о сотрудниках на 2 таблицы, если в одной перечислены ФИО, должность и срок найма, а в другой ФИО, номер трудового договора, стаж, домашний адрес. Подсчитать количество сотрудников со стажем менее 5 лет, занимающих определенную должность в этом случае будет гораздо сложнее);
- На листе желательно размещать только одну таблицу Если на листе несколько таблиц, то разделяйте их, по крайней мере, одной пустой строкой или пустым столбцом (см. статью );
- Не распределяйте логически связанные данные по нескольким книгам;
- Избегайте ссылок на данные из других книг ;
- Исключайте появление пустых строк и столбцов в таблицах . EXCEL автоматически определяет диапазоны с данными () при построении формул, графиков, и в других случаях. Пустые строки как раз и служат разделителем текущих областей. При наличии пропусков в столбцах, появляются существенные и никому не нужные сложности, например, при ;
- Избегайте объединения ячеек (объединенные ячейки могут стать причиной некорректной работы , структуры и др., например, см. статью );
- Избегайте излишнего форматирования, т.к. «на вкус и цвет – товарищей нет» и это, к тому же, увеличивает размер файла.
- Если предполагается использовать или функции БДСУММ() , БСЧЕТ() , то желательно оставить 3-5 строк над таблицами для размещения формул, пояснений и критериев;
- По возможности сортируйте данные , это ускорит работу многих формул, повысит наглядность данных, в ряде случаев позволит использовать стандартные функции, вместо того, чтобы изобретать велосипед и придумывать собственные решения (см. );
- Форматируйте (Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Это избавит от необходимости ручного форматирования и снизит трудоемкость написания формул;
- В ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, не рекомендуется в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе для того, чтобы записи таблицы по названию города (или по названию улицы) придется использовать формулы;
- В каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» - названия компаний только в текстовом формате);
- Прежде чем заполнять таблицу данными подумайте какими средствами и функциями EXCEL Вы будете анализировать данные. Если формулы получаются слишком громоздкими, то, возможно, стоит перепроектировать таблицу.
- Заполняйте пустые ячейки повторяющимися данными (не оставляйте ячейки пустыми) . При наличии пустых ячеек затруднено использование и построение формул (см. пример №2).
Лично я уверен, что правильно сформированная исходная таблица - это 80% решения задачи. Ко мне ни разу не обращались за помощью люди, у которых была грамотно сформированная исходная таблица с данными и они не могли на ее основе сделать, например, или сделать с помощью формул.
Ниже приведу несколько примеров неправильно сформированных таблиц (не делайте так!).
Пример №1 неправильного построения таблицы
Рассмотрим пример таблицы для учета денежных средств (приход/ расход).
Исходная таблица пользователя выглядит так.
Просьба пользователя состоит в том, чтобы помочь сделать отчет по типам расходов.
Уникальность примера состоит в том, что здесь практические все "не так".
- Столбец В (приход) практически не заполняется;
- Столбец D - лишний;
- Комментарий не позволяет соотнести расход с его типом (статьей затрат);
- Строка итогов находится под заголовком, а не над ним или под таблицей.
На основе этой таблицы невозможно построить Сводную таблицу или применить Автофильтр. Например, при применении Автофильтра среди сумм расходов фигурирует итоговая сумма расходов!
Будем пошагово исправлять недостатки таблицы. Сначала каждой сумме расходов сопоставим статью расходов (столбец Е). Это позволит в дальнейшем провести аналитику по типам расходов (например, сколько потратили на ландшафт, а сколько на ремонт дома). Столбец комментарии можно оставить для информации - он совершенно не мешает.
Теперь избавимся от лишних столбцов.
Заметим, что в статьи расходов попали суммы прихода денежных средств. Чтобы не ввести в замешательство пользователей можно либо вводить суммы расходов со знаком минус, а приходов с +, либо сделать еще один столбец "Тип платежа", где указывать Платеж это или Расход. В нашем случае просто переименуем заголовок "Статья расходов" в "Тип платежа".
Теперь переделаем расчет итогов.
Как видно из рисунка выше, мы преобразовали таблицу в , а итоги разместили над таблицей.
Для расчета прихода мы использовали простую формулу =СУММЕСЛИ(Таблица1[тип платежа];B2;Таблица1[сумма])
Для расчета расходов - формулу =СУММ(Таблица1[сумма])-C2 (из общей суммы вычли приход).
И, наконец, заключительный аккорд - составление .
Сводная таблица получается в несколько кликов и позволяет провести простейший анализ по статьям расходов. Строку Приход можно скрыть с помощью фильтра (см. ячейку А3 ).
С новой таблицей приятно работать, т.к. для анализа можно применять стандартные средства и простые формулы, доступные для понимания обычным пользователям.
Пример №2 неправильного построения таблицы (наличие в строках пустых ячеек)
Предположим, что составляется таблица мест работы сотрудников.
Как видно из рисунка выше, у одного сотрудника может быть несколько предыдущих мест работы. Тот, кто делал таблицу, в целях экономии времени, решил оставить пустыми некоторые ФИО, предполагая, что и так понятно к кому относится место работы. Незаполненные ячейки выделены розовым.
Предположим, что необходимо вывести информацию о всех местах работы сотрудника Козлов. Выделив любой заголовок таблицы и нажав CTRL+SHIFT+L , вызовем . В выпадающем списке заголовка столбца Фамилия выберем фамилию Козлов. Но будет выведена только одна строка, а не 3.
Чтобы отобразить все места работы сотрудника Козлов , необходимо заполнить значениями розовые ячейки в столбцах Фамилия, Имя, Отчество, Код_сотрудника .
Как правило, Ваша исходная таблица должна содержать набор записей (строк), в котором заполнено каждое поле (столбец). Именно этого ожидают инструменты EXCEL: формулы, сводные таблицы, автофильтр и др.
Совет: О быстром способе заполнения значениями из соседних ячеек читайте .
Пример №3 неправильного построения таблицы (повторяющиеся столбцы)
Спроектируем таблицу для случая учета приобретения материалов в целях ремонта (за этот пример отдельное спасибо одному из пользователей нашего сайта).
Ремонт происходит в здании в 6 разных комнатах №№41-46. В каждой комнате нужно разместить 5 типов розеток (трех-, двухфазные, разного цвета и др.) К каждому типу розетки нужен свой кабель (с разным количеством жил, диаметром).
Сначала создадим таблицу, где номера комнат расположены в столбцах.
Вроде бы все правильно: легко подсчитать количество розеток и кабеля для каждой комнаты =СУММ(B5:B9) . Подсчет общего количества розеток для всех комнат (=B10+D10+F10+H10+J10+L10 ), вроде тоже легко осуществить, хотя и не совсем удобно, при вводе формулы можно ошибиться столбцом или забыть просуммировать нужную ячейку.
Теперь подсчитаем общее количество розеток каждого типа и длину кабеля для каждого типа розетки. Для этого создадим другую таблицу (см. рисунок ниже). В ячейку B16
введем формулу
=B5+D5+F5+H5+J5+L5
Если комнат в нашем примере было бы не 6, а, например, 18 или 50, то стало бы очевидно, что такой подход не годится (таблица разрастается вправо, а не вниз, формулы становятся сложнее). Конечно, для подсчета розеток определенного типа вместо формулы =B5+D5+F5+H5+J5+L5 можно написать формулу =СУММПРОИЗВ(ЕЧЁТН(СТОЛБЕЦ(B5:M5))*B5:M5) , но как правило, пользователь способный написать такую формулу, изначально проектирует таблицу по другому.
Более корректно спроектировать таблицу, разместив номера комнат в строках:
Теперь в каждой строке таблицы тип розетки связан с номером комнаты, в той же строке указано соответствующее количество и длина кабеля (см. файл примера ).
Косвенным свидетельством, что новая таблица спроектирована более корректно, является тот факт, что теперь появилась возможность использовать стандартные средства и функции EXCEL.
Например, с помощью (CTRL+SHIFT+L ) и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ() можно быстро подсчитать количество розеток для каждой комнаты.
Стандартная и общеизвестная функция СУММЕСЛИ() быстро позволяет подсчитать количество розеток определенного типа =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;B$6:B$35) и соответствующую длину кабеля =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;C$6:C$35) .
Формула теперь не сильно зависит от количества комнат, меняется лишь размер диапазона ячеек.
При желании, можно с помощью организовать и получить детальные отчеты по каждому типу розетки или номеру комнаты.
Определенной платой за удобство является повторяющийся ввод номеров комнат (столбец D) и наименований типов розеток (столбец А).
Управляете ли вы финансами вашей компании или вашими домашними финансами, создание бюджета - важный первый шаг. Наличие бюджета необходимо, чтобы отслеживать текущие расходы, определять, в каких областях можно сократить расходы, а также принимать решения о том, на какие цели расходовать средства.
Хотя создание бюджета может казаться сложным процессом, использование шаблона бюджета может помочь сделать процесс чуть менее устрашающим. Как же выбрать подходящий для ваших целей шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели лучшие шаблоны в Excel и рассказали про них в данной статье, чтобы вы могли выбрать те, которые лучше всего подходят вам. Кроме того, мы предлагаем подробное описание того, как использовать шаблон персонального бюджета на месяц в Excel и в Smartsheet.
- Перейдите на сайт сайт и выполните вход в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией).
- Перейдите во вкладку "Домашняя", нажмите "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
- Введите слово "Бюджет" в поле "Поиск шаблонов" и нажмите на иконку в виде увеличительного стекла.
- Отобразится список шаблонов. Для нашего примера мы воспользуемся шаблоном "Планирование семейного бюджета по месяцам". Нажмите на синюю кнопку "Использовать шаблон" в правом верхнем углу.
- Назовите ваш шаблон, выберите, куда его сохранить, и нажмите кнопку "ОК".
2. Введите данные для вашего бюджета
Откроется заранее отформатированный шаблон, содержащий контент для образца, а также уже готовые разделы, категории и подкатегории. В Smartsheet вы можете без труда добавлять или удалять строки, в зависимости от данных вашего бюджета.
Просто щёлкните правой кнопкой мыши по строке и выберите "Вставить выше" или "Вставить ниже", чтобы добавить строку, или "Удалить", чтобы удалить строку.
- Обновите названия разделов и подразделов в основном столбце в соответствии с вашими данными.
*Обратите внимание, что раздел "Сбережения и накопления" в этом шаблоне включается в раздел "Расходы". Вы можете перенести этот раздел в более подходящее для вас место, выбрав нужные строки, щёлкнув правой кнопкой мыши по ним и выбрав "Вырезать". Затем щёлкните правой кнопкой мыши по строке, куда вы хотите вставить выбранные строки, и нажмите "Вставить".
- Введите данные ваших доходов, сбережений и расходов для соответствующих категорий вашего бюджета в столбце "Месячный бюджет". Обратите внимание, что иерархия уже была заранее настроена для вас, а формулы будут автоматически высчитывать итоговые значения для категорий на основании данных, указанных в подразделах.
- В левой части каждой строки вы можете прикреплять файлы непосредственно к элементам бюджета (идеально подходит для прикрепления банковских выписок, налоговых документов и т.д.).
- Добавляйте важные детали в столбце "Комментарии", например, сведения об счетах или ссылки на определённые счета.
3. Обновляйте фактические данные месячного бюджета
- Вводите фактические суммы в рублях для каждого из элементов бюджета в течение соответствующего месяца. Вы можете настроить получение напоминаний, открыв вкладку "Оповещения" в нижней части страницы и выбрав "Новое напоминание". Дополнительную информацию .
- Вы можете предоставить доступ к вашему бюджету заинтересованным лицам. Это поможет не только держать в курсе других о состоянии бюджета, но и увеличит отчётность с вашей стороны. Чтобы предоставить доступ, откройте вкладку "Совместный доступ" в нижней части страницы. Добавьте адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите открыть доступ, добавьте сообщение и нажмите на синюю кнопку "Предоставить доступ к таблице" в нижнем правом углу диалогового окна.
Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.
К ним относятся:
- дата документа;
- количество товара;
- номер документа;
- прочие часто меняющиеся параметры.
При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.
Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.
Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.
Формирование оборотной ведомости
Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.
На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.
Отслеживание критических остатков
Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.
В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:
ЕСЛИ(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).
Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс - затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.
Указанный способ мониторинга значений применим не только к складским остаткам. Аналогично можно анализировать следующие показатели:
- объемы выполненных работ или продаж в разрезе сотрудников;
- прирост валового оборота или прибыли;
- выявление спадов торговли по определенным группам товаров и другие показатели.
Эксель может представить предпринимателям множество аналитических инструментов при учете в нем розничных продаж. Одна из его сложностей заключается в малом количестве профессионального обучающего материала и необходимости самостоятельно составлять все формулы.
Плюсы учета товаров в магазине в эксель
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» -
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Программа предназначена для материального учета ресурсов различного типа. Возможна реализация учета в стоимостном выражении. Поддерживается множество мест хранения, потребление на производство и списание в брак. Отчетные формы позволяют отслеживать движение ресурсов и получать оперативную информацию по каждой точке учета.
Введение
Программа может быть использована в качестве простейшей системы складского учета по местам хранения ресурсов на предприятиях, использующих небольшую номенклатуру товаров, сырья и материалов. Учет ведется в натуральных единицах измерения. Стоимостной учет в автоматическом режиме не реализован, но имеется возможность ручного ввода показателей в денежных единицах.
Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:
- Параметры
- Справочники
- Журналы
При этом сами отчеты тоже являются таблицами Excel.
Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.
Изменения в версии 2.6
- Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
- Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
- Второй сводный отчет по местам хранение.
- Вид по умолчанию первого отчета преобразован для возможности копирования и вставки остатков на начало нового периода.
- Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику на ячейке.
- Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.
Изменения в версии 2.0
- Точки учета и контрагенты разделены по разным справочникам.
- Снято ограничение на количество поставщиков и покупателей.
- Добавлены группы ресурсов для фильтрации в отчетах.
- Начальные остатки заполняются в отдельном журнале.
- Удалены стоимостные показатели в журналах, добавлен показатель средней цены в справочниках.
- Новый отчет по местам хранения в виде сводной таблицы Excel.
Возможности и ограничения
Электронные таблицы Excel имеют внутренние ограничения на объем обрабатываемой информации. Программа не предназначена для замены больших систем учета сотен тысяч позиций номенклатуры. Но на большинстве предприятий среднего и малого бизнеса объемы и сложность данных доступны для обработки в Excel.
Основной файл не содержит большого количества вычислений, для отчетов используются специальные алгоритмы, также не имеющие формульных связей с исходными данными. Поэтому большие объемы данных обеспечивают нормальное быстродействие даже в режиме автоматического расчета Excel. Переход в ручной режим расчетов рекомендуется только на устаревших компьютерах.
В автоматическом режиме расчетов Excel рекомендуем следующие параметры при работе на высокопроизводительном компьютере:
- Количество ресурсов (номенклатура) - до 2000
- Количество точек учет - до 200
- Количество операций (строк) в каждом журнале - до 10 000
- Размер файла (xlsx) - до 10Мб
В ручном режиме расчетов Excel ограничения в основном связаны только с возможностями компьютера. Для нормальной работы отчетов рекомендуем следующие ограничения:
- Количество ресурсов (номенклатура) - до 5000
- Количество точек учет - до 500
- Количество операций (строк) в каждом журнале - до 30 000
- Размер файла (xlsx) - до 25Мб
В случае использования дополнительных расчетов (полная открытость программы позволяет настроить любые дополнительные вычисления) ограничения производительности могут быть более жесткие.
Для сокращения данных можно в любой момент времени сформировать новый файл и перенести туда справочники и начальные остатки по всем точкам учета.
Установка и запуск
Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».
Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.
Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы
Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».
Параметры
Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:
Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.
Справочники
Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.
Покупатели и Поставщики
Списки контрагентов учета. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Список мест хранения ресурсов, участвующих в системе учета. Это могут быть отдельные складские ячейки, зоны хранения, производственные участки или помещения. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Группы и Ресурсы
Два связанных между собой справочника для описания ресурсов всех видов, хранящихся в точках учета. К ресурсам относятся: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье и материалы. Группировка используется удобства фильтрации отчетов. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Поля таблицы (все доступны для изменения):
Журналы операций
Все складские транзакции, необходимые для формирования отчетов, вводятся в специальные таблицы, разделенные по типам операций.
Данные о запасах на начало учета. Дата определяется в Параметрах.
Приход от поставщиков
В таблицу вводятся поступления ресурсов от поставщиков. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа поставщика | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Ресурс | Наименование ресурса, поступающего от поставщика. | Список | Да |
| Склад | Список | Да | |
| Объем / количество | Да | Да | |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Комментарий | Да | Нет |
Дата
В таблицу вводится информация о потребление сырья и материалов в производственном процессе. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа на производство | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Склад расхода сырья и материалов | Точка учета, с которой происходит потребление (списание) ресурса | Список | Да |
| Сырье и материалы | Наименование ресурса, потребляемого в процессе производства. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Сумма начисл . | Сумма по операции в базовой валюте. | Да | Вычисляемое |
| Комментарий | Произвольный комментарий к операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
В таблицу вводятся информация о производстве готовых изделий и полуфабрикатов. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа на производство | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Продукция | Наименование ресурса, образующегося в процессе производства. | Список | Да |
| Склад | Точка учета, на которую поступает ресурс из производства. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Комментарий | Произвольный комментарий к операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
В таблицу вводятся транзакции перемещения ресурсов между внутренними складами. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Сюда же вводятся начальные остатки, хранящаися на складах на дату начала учета.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Склад-источник | Точка учета, из которой перемещается ресурс. Не заполняется при вводе начальных остатков. | Список | Да (кроме начальных остатков) |
| Ресурс | Наименование перемещаемого ресурса. | Список | Да |
| Склад-приемник | Точка учета, на которую поступает ресурс. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |